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Daniela Wajman
4 de Julho, 2017

Eventos online

Transmissão de eventos ao vivo em locação externa

Quando as empresas precisam que uma determinada mensagem alcance um grande número de pessoas, de uma única vez, existem algumas alternativas: comunicados oficiais, disparo de e-mail marketing, envio de newsletters, publicações na intranet, em redes sociais e etc., contudo, dependendo da relevância dessa comunicação, a maneira mais eficaz de compartilhar as informações é através de um evento.

A realização de eventos potencializa os esforços das áreas de marketing e vendas, que normalmente utilizam esse tipo de ação como parte de suas estratégias. Como os custos e o tempo despendido com deslocamentos muitas vezes impossibilitam a participação de colaboradores ou clientes, a transmissão ao vivo se apresenta como uma solução promissora.

 

As transmissões ao vivo podem ocorrer de forma exclusivamente virtual, utilizando um estúdio fixo ou, nos casos de eventos híbridos (presenciais e virtuais), diretamente do local do evento, contando com uma equipe técnica especializada e equipamentos adequados. Entenda mais!

 

                                                                                                                                      Quando realizar uma transmissão ao vivo em locação externa

A definição do local da filmagem fica a critério da empresa, porém costuma-se levar em consideração os seguintes fatores:

  • Relevância do evento;
  • Evento virtual ou híbrido;
  • Número de participantes presenciais (se houver);
  • Disponibilidade do palestrante.

Isso significa que, se a organização quiser realizar um evento importante estrategicamente e que deverá contar com a presença do público de interesse no local, ambientes externos – como a sede da companhia ou hotéis – podem ser mais apropriados do que um estúdio. Caso o palestrante seja um alto executivo, cujo tempo é limitado devido ao grande número de compromissos em sua agenda, a transmissão ao vivo pode ser feita da própria empresa, poupando-o do deslocamento.

 

O que é preciso para fazer uma transmissão ao vivo fora do estúdio

Locações externas requerem maior preparação, uma vez que não são ambientes controlados como os estúdios de gravação. A produção que antecede a filmagem é mais elaborada, pois é preciso se preocupar com a velocidade e estabilidade da conexão com a internet, iluminação, sonorização e a montagem dos equipamentos.

Uma locação considerada adequada para transmissões ao vivo são os hotéis, por já possuírem salas de conferência com a infraestrutura necessária para esse tipo de evento. Entretanto, muitos espaços podem ser adaptados para este fim, desde que tenham possibilidade de receber um link dedicado de internet e equipamentos audiovisuais como câmeras, mesa de som, mesa de corte de vídeo, grid de luz e computadores.

 

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Cabe à empresa contratada para realizar a transmissão ao vivo aferir a viabilidade do local, realizar a instalação dos equipamentos com antecedência e executar os testes necessários. Além disso, ela deve verificar junto ao cliente a dinâmica da apresentação, que envolve:

  • Duração do evento
  • Se haverá público presencial       
  • Quantidade de participantes (presentes e remotos) 
  • Quantidade de microfones necessária         
  • Quantidade de palestrantes      
  • Qual será a qualidade (em KBPS) da transmissão do evento
  • Se haverá apresentação de PPT ou vídeo               
  • Se haverá apresentação de materiais físicos (ex. caixas ou produtos)            
  • Se haverá necessidade de captura de tela do palestrante    
  • Se haverá sessão de perguntas e respostas durante ou após a apresentação para a plateia e/ou público remoto

 

Para que a transmissão ao vivo seja bem-sucedida, todas essas variáveis devem ser levadas em consideração e é preciso traçar um planejamento específico para cada evento. Certifique-se de que a empresa contratada para realizar a transmissão em tempo real trabalhe com uma plataforma confiável, garantindo a qualidade e disponibilidade do conteúdo durante e após o evento.

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